Control de inventario por presentaciones: caja, paquete y unidad

1. Categorías de productos

Antes de cargar productos conviene crear las categorías con las que organizas tu negocio: por ejemplo Herramientas, Alimentos u Hogar (en una óptica serían Monturas, Lentes de contacto…). Se crean en Inventario › Categorías › Nueva categoría, con una descripción opcional. Si te falta una mientras creas un producto, la añades y sigues.

Las categorías agrupan los productos en el inventario, los reportes y el punto de venta.

2. Unidades y presentaciones: caja → paquete → unidad

Aquí está lo más potente del inventario. En Inventario › Unidades creas las formas en que compras y vendes: caja, paquete, funda, unidad, libra, saco…

Además, una unidad puede tener unidades hijas. Piensa en una caja de jabón que trae paquetes de 12; cada paquete de 12 trae dos six pack, y cada six pack trae unidades sueltas. En YAiPOS eso se arma como un árbol:

Caja → Paquete de 12 → Six pack → Unidad

¿Para qué sirve? Para que cada presentación del producto tenga su propio código, su código de barras y su precio. Al escanear la caja se vende la caja; al escanear el paquete, el paquete; y el inventario se descuenta siempre en la misma unidad mínima.

Cada unidad puede tener una unidad padre: así se arma la cadena caja › paquete › unidad.

3. Crear un producto y elegir su tipo

En Productos › Nuevo producto cargas la foto, el nombre, la categoría, la marca y la tasa de ITBIS que aplica. La descripción no es solo informativa: la usa el agente de inteligencia artificial de YAiPOS para responder a tus clientes por WhatsApp, Telegram o correo.

Después marcas qué tipo de producto es. Se pueden combinar como necesites:

1. Producto serializado: cada unidad tiene su número de serie (equipos, celulares, electrónica).
2. Producto por lotes: con fecha de vencimiento.
3. Permite fracción: se puede vender una parte de la unidad (½ saco, 1.5 libras).
4. Materia prima: no se vende al público; se usa para elaborar otros productos.

Formulario de producto: datos generales, descripción para la IA, tipo de producto y presentaciones.

4. Ejemplo 1: producto con número de serie

Una tarjeta de audio, categoría Herramientas, marca Zoom, ITBIS 18 %, marcada como serializada y vendida por unidad.

1. Código: si no pones uno, el sistema lo genera. El código de barras puede ser el que trae el producto de fábrica.
2. Costo con o sin ITBIS: lo escribes como lo tengas. Si pones 100 con ITBIS, el sistema calcula el costo real de 84.75; si pones 84.75 sin ITBIS, llega al mismo resultado.
3. Precio de venta y precio mayorista (150 y 130 en el ejemplo), y el sistema te muestra el margen de cada uno (50 % y 30 %).

Elige si el costo incluye ITBIS; YAiPOS calcula el costo real y el margen.

Desde la ficha del producto puedes imprimir etiquetas de código de barras eligiendo la cantidad, útil para productos que llegan sin código.

5. Ejemplo 2: una caja con cuatro presentaciones

Un jabón que compras por caja y vendes de cuatro formas. Agregas las presentaciones en orden: caja, paquete de 12, six pack y unidad. El sistema solo te deja elegir las unidades que están por debajo de la anterior, así que no hay forma de armarlo al revés.

El factor: cuántas unidades trae cada presentación

El factor es cuántas unidades mínimas trae cada presentación. Si cada caja trae 6 paquetes de 12:

1. Caja (factor 72): costo 500.00 · venta 600.00 · mayorista 580.00
2. Paquete de 12 (factor 12): costo 83.33 · venta 120.00 · mayorista 110.00
3. Six pack (factor 6): costo 41.67 · venta 55.00 · mayorista 50.00
4. Unidad (factor 1): costo 6.94 · venta 10.00 · mayorista 10.00

Solo escribes el costo de la caja: el sistema reparte el costo en cada presentación y tú decides el precio de venta de cada una.

Cada presentación con su factor, su costo calculado y sus precios.

Unidad base y códigos de barras

La unidad base es la que se vende por defecto al escanear el código principal del producto. En un negocio que vende al detalle suele ser la unidad; si sales más por paquetes, eliges el paquete.

Cada presentación puede tener su propio código de barras. El código interno no cambia, pero el de barras sí se puede editar, por si el proveedor cambia el empaque.

6. Ejemplo 3: arroz por libra o por saco

Creas la unidad saco con la unidad hija libra, y el producto Arroz con la opción Permite fracción. El saco trae 125 libras (factor 125), cuesta 6,000 y lo vendes a 7,400. La libra es la unidad base, a 60.

Como el producto permite fracción, puedes vender lo que pese: 1.5, 1.4 o 2.8 libras, e incluso 0.50 saco (medio saco).

Producto fraccionable: se vende por libra o por saco, en cantidades con decimales.

7. Materia prima y producto final

En cafeterías, panaderías y restaurantes se compra materia prima (harina, huevos, mantequilla) que no se vende al público: se usa para elaborar el producto final. Si con un saco de harina, 6 cartones de huevo y un tarro de mantequilla salen 50 panes, cada pan lleva 1/50 de esa fórmula. YAiPOS maneja esa proporción; lo veremos en detalle en un próximo artículo.

8. Cómo darle stock: ajuste inicial o compra

Ajuste inicial por conteo físico

Si instalas YAiPOS en un negocio que ya está operando, no hace falta registrar todas las compras antiguas. En Inventario › Ajustes buscas el producto, eliges la presentación en la que contaste y el motivo Conteo físico:

1. 10 sacos de arroz → el sistema suma 1,250 libras.
2. 60 paquetes de 12 de jabón → suma 720 unidades, que equivalen a 10 cajas o 120 six pack.

Tras el ajuste, el inventario muestra el stock en la unidad base.

La ficha del producto desglosa el stock en cada presentación.

Productos con serial: no se ajustan en lote, porque cada unidad es distinta. Se usa Recibir en la pantalla de productos y se escanea cada número de serie.

Compra a un proveedor

Primero creas el proveedor (puede ser formal o informal), con contacto, teléfonos, correo, dirección y días de crédito. Luego, en Compras › Registrar compra:

1. Eliges el proveedor, el número de factura y la fecha.
2. Agregas cada producto en la presentación en que lo compraste: 5 sacos de arroz, 5 cajas de jabón…
3. En los productos con serial, el sistema te pide exactamente tantos números de serie como unidades compras, y no deja grabar si no coinciden.
4. Bonificaciones: si el proveedor te regala una caja, la marcas como Oferta. Entra al inventario sin sumarse al costo.

Compra con seriales y una caja de regalo marcada como oferta.

Al registrar la compra, la factura queda pendiente de pago en cuentas por pagar y el stock se actualiza al instante en todas las presentaciones.